Цифра «загрузка 80%» мало говорит руководителю, пока неизвестно, что стоит за ней. Это запись на завтра или состоявшиеся приёмы? В знаменателе все смены или только часть дня без резервов? Учитываются ли отмены? От ответов зависит решение: привлекать пациентов, менять распределение записи или сначала исправлять данные.
Ниже — методика управленческого расчёта. Все числа в примерах учебные, они не описывают результаты клиник MedBridge AI.
Какие часы нужно разделить
Для начала достаточно пяти величин за один период и один ресурс — например, за неделю по конкретному врачу.
Прокрутите таблицу вправо, чтобы увидеть все столбцы.
| Величина | Что учитываем | Для какого решения нужна |
|---|---|---|
| Часы по графику | Время открытых рабочих смен | Сколько ресурса клиника выделила |
| Плановые резервы | Перерывы и другие заранее выделенные интервалы без приёма | Какая часть графика недоступна для записи |
| Доступные часы | График за вычетом согласованных резервов | Сколько времени можно было предложить пациентам |
| Часы в записи | Интервалы запланированных приёмов на зафиксированный момент | Насколько заполнено будущее расписание |
| Фактически занятые часы | Интервалы реально состоявшихся приёмов | Как использован ресурс за прошедший период |
В IDENT отчёт «Загрузка врачей» разделяет график, план и факт; отдельно можно посмотреть резервы. Формулы процентов стоит сверять с подсказками именно того отчёта, который вы используете. Наша методика ниже вводит дополнительную базу — доступные часы после резервов; её нельзя автоматически считать формулой штатного отчёта МИС. Документация IDENT.
Одна и та же надпись в разных системах не гарантирует одинаковый расчёт. Например, в документации StomX отдельно описаны часы по графику, по записи и по факту. Перед сравнением выгрузок сопоставьте определения столбцов. Отчёты руководителя StomX.
Формулы загрузки: пример на 160 часах
Допустим, за месяц врач имел 160 часов по графику. Из них 8 часов заранее выделили под согласованные резервы. Для приёмов оставалось 152 часа. На выбранном снимке расписания пациенты занимали 120 часов, а после завершения месяца подтверждённое время приёмов составило 104 часа.
Прокрутите таблицу вправо, чтобы увидеть все столбцы.
| Показатель | Расчёт | Результат |
|---|---|---|
| Плановая загрузка доступного времени | 120 ÷ 152 × 100% | 78,9% |
| Фактическая загрузка доступного времени | 104 ÷ 152 × 100% | 68,4% |
| Фактическая загрузка полного графика | 104 ÷ 160 × 100% | 65,0% |
| Доступное время без состоявшихся приёмов | 152 − 104 | 48 часов |
Здесь 68,4% и 65% одновременно верны: у них разные знаменатели. В отчёте стоит показывать оба, а рядом — размер резервов. Иначе можно формально улучшить загрузку, просто исключив из расчёта всё больше пустого времени.
Резервы фиксируют по понятным правилам. Не следует задним числом превращать незаполненные окна в «недоступные часы», чтобы показатель выглядел лучше. Если врач отсутствовал или кабинет действительно не работал, изменение графика нужно отразить отдельно и объяснить.
Почему нельзя просто сложить длительность всех записей
Для загрузки одного ресурса нужны уникальные занятые интервалы. Две пересекающиеся записи не создают дополнительные минуты в одном кресле.
Если в расписании стоят интервалы 10:00–11:00 и 10:30–11:30, их сумма — два часа, но объединённый интервал занимает полтора часа. Для отчёта по креслу пересечение надо устранить и отдельно проверить, почему оно появилось. Приём, выходящий за границы смены, также требует проверки: переработку следует показать отдельно, а не незаметно включать в доступный график.
Если фактическое начало и окончание приёма в МИС не фиксируются надёжно, используйте другой показатель: длительность записи состоявшихся приёмов. Так его и назовите. Это полезная оценка использования расписания, но она не доказывает реальное время работы врача с пациентом.
Как посчитать загрузку всей клиники
Проценты врачей нельзя усреднять без учёта доступных часов.
Прокрутите таблицу вправо, чтобы увидеть все столбцы.
| Врач | Доступно | Занято | Загрузка |
|---|---|---|---|
| А | 100 часов | 80 часов | 80% |
| Б | 40 часов | 20 часов | 50% |
| Вместе | 140 часов | 100 часов | 71,4% |
Простое среднее 80% и 50% даст 65%. Для общего ресурса правильный результат — 100 ÷ 140 = 71,4%. При этом средняя загрузка не объясняет, почему один врач занят сильнее другого: нужно учитывать специализацию, график, доступность оборудования и состав приёмов.
С креслами расчёт проводят заново. График врача и доступность кресла могут не совпадать; два специалиста могут работать с одним пациентом одновременно. Складывать часы врачей и кресел в общий знаменатель нельзя. Руководителю нужны два самостоятельных ответа: как используется время специалистов и как используется оборудованное пространство.
Как понять, где искать причину простоя
Низкая загрузка становится полезным сигналом после разделения причин.
Прокрутите таблицу вправо, чтобы увидеть все столбцы.
| Что видно | Что проверить следующим |
|---|---|
| Уже за несколько дней до смены много свободного времени | Доступность записи, спрос на направление, распределение пациентов между сопоставимыми врачами |
| Накануне запись плотная, по итогам дня много окон | Время и причины отмен, неявки, возможность предложить освободившиеся интервалы |
| Приёмы состоялись, но фактическое время заметно меньше планового | Надёжность отметок времени и обоснованность длительности слотов |
| Загрузка выросла после сокращения смен | Изменение числа доступных часов и абсолютного объёма приёмов |
| У одного врача очередь, у другого той же специальности окна | Подходят ли пациентам альтернативные время и специалист; нет ли различий в услугах и оборудовании |
Разность плановых и фактических часов сама по себе не равна отменам. Она может включать переносы, новые записи, другую длительность состоявшихся приёмов и ошибки учёта. Поэтому снимок плана сохраняют на одинаковый момент — например, накануне смены — и сравнивают с итогом именно этой смены.
48 свободных часов из примера также нельзя автоматически превратить в «потерянную выручку». Не каждое окно подходит для нужной процедуры, не на любой час есть спрос, а выручка не равна прибыли. О различии показателей подробнее — в статье об обороте и прибыли клиники.
Что включить в еженедельный разбор
Выберите один филиал и сопоставимые направления. Для каждого врача покажите график, резервы, доступное время, план на фиксированный момент, факт и причины отклонений. Сначала проверьте несколько исходных интервалов в МИС, затем обсуждайте действия.
На следующей неделе оценивайте и процент, и абсолютные часы. Если занятых часов стало больше при сопоставимом доступном времени, использование ресурса улучшилось. Если вырос только процент после сокращения графика, это другое изменение, которое требует отдельной оценки.
Частые вопросы
Какая загрузка стоматологии считается нормальной?
Единую цель нельзя выбрать только по названию показателя. Она зависит от специализации, длительности процедур, резервов, оснащения и правил расчёта. Начните с сопоставимых периодов и причин свободных интервалов. Цель по загрузке не должна отменять необходимое врачу время на безопасную работу.
Можно ли считать загрузку по количеству пациентов?
Количество приёмов показывает поток. Для использования времени нужны часы: четыре коротких консультации и четыре длительных приёма занимают разный ресурс. Оба показателя полезны, если их не подменять друг другом.
С чего начать, если в МИС нет достоверного фактического времени?
Посчитайте длительность записей состоявшихся приёмов, явно обозначьте ограничение и проверьте несколько дней вручную. Не называйте оценку фактическим временем, пока источник этого не подтверждает.
Как связать загрузку с управлением клиникой
Clinic Analytics от MedBridge AI объединяет анализ рабочих часов и визитов с другими задачами руководителя. Начать стоит со сверки вашей МИС: какие интервалы она хранит, как отмечает состоявшийся приём и откуда берутся расхождения. Согласованные определения делают отчёт пригодным для решений.
На разборе внедрения можно обсудить один филиал, одно направление и конкретную неделю: где остаётся доступное время и какие данные нужны, чтобы объяснить его использование. Общий подход к поиску резервов разобран в материале о недозаработке по данным IDENT.